A menos que você consiga deixar toda a sua vida profissional armazenada em um disco virtual, trabalho ainda é sinônimo de papelada. São rascunhos importantes, projetos, contratos, cartões de visita, textos publicados, revistas, contas a serem pagas, contas que já foram pagas, comprovantes de recolhimento de impostos, agendas, blocos de anotações, post-its... E apenas um lugar para concentrar todo esse monte de celulose!

É por isso que ainda não inventaram modelo melhor de escritório do que aquele com inúmeras gavetas e prateleiras.

Só que de nada adianta ter metros e metros delas se você não sabe como organizar essa papelada.

1 – Caixas e arquivos

Para começar, vá a uma papelaria, ao Leroy Merlin ou aos sempre excelentes lojões populares e procure por caixas de papelão, fibra natural ou mesmo MDF e compre dezenas delas. De preferência, de vários tamanhos.

Dentro delas, coloque CDs, DVDs e toda a sorte de mídias de armazenamento de dados. Também distribua dentro dessas caixas toda a papelada já mencionada.

Para conservar os documentos mais importantes, acondicione-os em plásticos transparentes. E para não se perder, cole etiquetas na lateral ou no interior dessas caixas e resuma o seu conteúdo em uma palavra. Pode ser contratos, contas ou projetos, por exemplo.

2 – Hierarquize

Separados os papéis, categorize as caixas por ordem de importância ou maior freqüência de acesso e vá posicionando-as na sua prateleira ou estante de baixo para cima.

Assim: a caixa de contratos válidos e que costumam ser consultados quase que semanalmente, por exemplo, devem ficar ao alcance das mãos. Já a caixa com os contratos antigos e já vencidos, mas que ainda precisam ser guardados, pode ir lá para cima, na prateleira mais alta. Objetos, documentos e pastas de uso diário também devem ter fácil acesso.

Por outro lado, caixas muito pesadas devem ser mantidas no chão, até para evitar acidentes.

3 – Áreas do conhecimento

É comum manter a biblioteca da casa junto ao escritório. Para ela, use a mesma ordem hierárquica descrita acima, resguardando as prateleiras mais próximas ao chão para as coleções de livros mais pesados e as mais altas para aqueles que você até prefere esconder.

 

Nas prateleiras do meio distribua os títulos mais lidos ou acessados. Uma boa maneira de organizar as obras é separando-as por tema - Literatura, Filosofia, Arte, por exemplo. A sessão de Literatura ainda aceita outras subdivisões, e os volumes podem ser agrupados de acordo com a nacionalidade. Assim, as obras de autores brasileiros dividem a mesma área, separadas dos títulos alemães que por sua vez ocupam prateleira diferente das obras italianas, espanholas ou francesas, e assim por diante...

4 – Otimize o espaço

Aproveite cada centímetro das suas prateleiras, nem que para isso você tenha que empilhar seus livros na posição horizontal. O mesmo vale para os arquivos e pastas de trabalho.

Dessa forma você ainda consegue criar efeitos visuais bem interessantes, seja pela forma intercalada de posicionar os livros, seja pela completa ocupação de um nicho ou pela similaridade das cores.

5 – Toques de personalidade

Para não deixar o ambiente com cara de arquivo do estado, reserve espaço para objetos pessoais, obras de arte, quadros, esculturas ou porta-retratos. Posicione-os entre os livros. Intercale as caixas de armazenagem com gravuras e vasos com flores. Ou ainda, reserve espaço na sua área de trabalho para as fotos da família.