“Uma organização em que todos se reúnem todo o tempo é aquela em que ninguém consegue fazer nada”. A frase do renomado consultor americano Peter Ducker confirma a fama da improdutividade das reuniões nas empresas. Afinal de contas, se os funcionários estão juntos discutindo o que fazer, eles não estão trabalhando.
Por outro lado, a extinção deste modelo não parece estar nos planos das companhias. A maioria dos chefes ainda acredita que delegar funções, analisar resultados e tomar decisões são medidas que precisam do coletivo. Então o que fazer para não prolongar a conversa e sair da mesa sem resultados concretos?
Vamos começar pelo fim. Para o encontro ser bem sucedido ele deve terminar com definição de tarefas. É o famoso quem vai fazer o que e em quanto tempo. Os prazos devem ser bem definidos e registrados. Pensar pequeno, neste caso, também ajuda. Agenda reduzida + grupo pequeno = poucas horas perdidas. Só então, entra o planejamento. E ele deve ser minucioso.
O horário pode determinar a falta de iniciativa dos funcionários. Segundo os consultores de empresas, reuniões feitas segunda-feira cedo, sexta-feira depois do almoço ou após o expediente são fadadas ao fracasso. Sempre tem alguém que chega atrasado ou precisa sair antes. Resultado: a atenção fica mais para o relógio do que para o trabalho. Por isso, o melhor seria programá-las para o final da manhã ou à tarde.
O local é outro item importante. A sala deve ter cadeiras para todos, uma boa acústica, iluminação e ventilação. Os telefonemas devem ser bloqueados. Quem comanda não pode esquecer de checar o projetor e microfone. Todos devem ter lápis, caneta e papel. Se houver uma agenda específica, ela deve ser distribuída logo no início.
Na hora de começar, o chefe precisa ter foco. E isso inclui o domínio do assunto e o tempo para passar as idéias. As perguntas devem ser abertas e ter a participação de todos. Se o assunto foi desviado, capture de novo o pensamento. Todas as decisões devem ser rapidamente revisadas e o encerramento precisa ser feito com uma conclusão geral.
Com chefes e subordinados seguindo o seu papel, a frase do renomado consultor americano pode ganhar outras versões.